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Este tutorial describe el proceso completo de la gestión de almacén y compras: desde el lanzamiento de una orden de trabajo, el calculo de las necesidades de compra, creación de los pedidos de los materiales, entrada de los artículos en el almacén, finalización de la orden de trabajo e incorporación de los artículos al producto terminado, etc.

1. El proceso comienza con el lanzamiento de una orden de trabajo (OT). Al pulsar el botón "Imprimir..." una OT pasa de estado "Emitida" a "Listada", y los materiales que incluye (papeles y soportes, cajas, etc.) son reservados en las cantidades necesitadas para el trabajo. Puede consultar las cantidades reservadas desde el enlace "Papeles y soportes de impresión", donde verá la columna "Reservado". Si desea incluir otros artículos como cajas marque la casilla "Mostrar también 'Otros artículos'".

2. En este punto puede pulsar el enlace "Mostrar necesidades/máx/mín" de la lista de papeles y soportes. Compruebe que aparecen nuevas columnas en la lista. Nos fijamos en las siguientes:

Stock: indica la cantidad actual del artículo, en la unidad definida en su ficha: kgs, hojas, unidades, metros cuadrados, etc.

Valor: indica el valor en la moneda actual del stock de cada artículo.

Reservado: indica la cantidad reservada para una o más ordenes de trabajo.

Pedido: indica la cantidad pendiente de recibir de uno o más pedidos de compra.

Saldo: indica la cantidad en stock menos la cantidad reservada más la cantidad pedida. Corresponde con la cantidad disponible del articulo.

Máximo/Mínimo (opcional): si se han definido cantidades máximas o mínimas en la ficha del artículo, saldrán en estas columnas y en las columnas "Alto" y/o "Bajo" se indicará "Si" o "No" cuando un artículo está bajo mínimos o sobre máximos. Se puede ordenar por las columnas "Alto/Bajo" (pulsando sobre su cabecera) para determinar rápidamente que artículos están bajo mínimos o sobre máximos.

Necesidad: indica la cantidad que es necesario comprar para cubrir  las ordenes de trabajo en curso, y si fuera el caso, para alcanzar además las cantidades mínimas fijadas para el artículo. Se tiene en cuenta el valor del Saldo y del Mínimo. De entrada la lista aparece ordenada por esta columna, de forma que rápidamente podemos ver las necesidades actuales. Compruebe que aparece la necesidad correspondiente a la orden de trabajo lanzada en el paso 1.

3. Seleccione el artículo con necesidad y pulse el botón "Preparar pedido...". Si hubiera más de un artículo (y siempre que tengan el mismo proveedor) puede multiseleccionar varios artículos antes de pulsar el botón. Confirme el numero de pedido que se sugiere y pulse Aceptar. Se genera automáticamente el pedido con el proveedor, la lista de artículos seleccionados, las cantidades necesarias (completando los lotes o paquetes si se han definido en la ficha de cada artículo), sus precios, forma de pago del proveedor, etc.. El pedido generado se muestra para poder verificarlo y modificarlo si es necesario. Guarde el pedido pulsando Aceptar. El pedido esta inicialmente en estado "Emitido".

4. Desde la pantalla principal pulse "Pedidos a proveedores" y seleccione el pedido creado. Pulse "Enviar por e-mail..." o "Imprimir...".  Una vez enviado el pedido al proveedor éste pasa de estado "Emitido" a "Listado". En este momento las cantidades pedidas aparecen reflejadas en la columna "Pedido" de los artículos. Por supuesto desde esta misma pantalla también se pueden preparar pedidos desde cero pulsando el enlace "Preparar un pedido nuevo" e introduciendo manualmente los artículos, cantidades, etc.

5. Una vez que los artículos pedidos llegan a nuestra empresa podemos seleccionar el pedido correspondiente y pulsar el botón "Completado". Esta operación dará como entregadas todas las cantidades pedidas de todos los artículos del pedido (si tuviera más de uno). Si hubiera alguna diferencia entre las cantidades pedidas y las entregadas, antes de pulsar el botón "Completado" abriremos el pedido y modificaremos las cantidades pedidas para igualar las entregadas finalmente. Al completar el pedido se darán las entradas en stock de los artículos correspondientes, se quitarán de la columna "Pedido" y se crearán los pagos correspondientes si la forma de pago fuera con vencimiento diferido (a 30 días, 60, etc.). El pedido pasará a estado "Pagos emitidos".

Si se diera el caso de que el proveedor nos hace una entrega parcial de algunos de los artículos (que completará en entregas posteriores) podemos ir a la lista de papeles y soportes de impresión, seleccionar el artículo entregado y pulsar el botón "Entrada...", que nos permite dar una entrada de un artículo tanto con pedido como sin pedido. En este caso tendría pedido e indicaríamos su numero en el campo "Nº de pedido" para que el software descuente la cantidad entrada del pedido correspondiente que así verá reducida la cantidad que aun espera recibir. Junto al botón Entrada puede ver los siguientes botones:

Produccion: debe usarse este botón cuando almacenamos un producto terminado impreso para hacer entregas parciales al cliente. Para ello debemos usar este botón para dar la entrada en nuestro almacén del producto acabado, que luego se ira incluyendo en varios albaranes o notas de entrega que se irán descontando del stock. Para ello debe primero crear un artículo en "Otros artículos" que representa al producto acabado impreso. Además no olvide completar la orden de trabajo que genero el producto acabado y luego cambiar manualmente su estado de "Completada" a "Albarán".

Regularizar: cuando hacemos inventario de nuestro almacén lo normal es detectar algunas pequeñas diferencias entre las cantidades reales y las del sistema. Usaremos este botón para igualarlas.

6. Cuando la producción de la orden de trabajo esta finalizada y se pulsa el botón "Completar" (o bien cuando la OT es incluida en un albarán o nota de entrega o en una factura), la OT pasa de estado "Listada" a "Completada" (o "Albarán" o "Facturada".). En todos los casos se reducen las cantidades previamente reservadas y se descuenta automáticamente el stock de los materiales que incluye la OT (papeles o soportes, cajas, etc.). Tenga en cuenta que antes de completar la OT puede modificar las cantidades para reflejar los consumos de materiales reales (papeles o soportes, aumento o mermas, etc.). Una vez completada la orden de trabajo puede consultar el nuevo estado de los materiales desde el enlace "Papeles y soportes de impresión", donde verá las columnas "Stock" y "Reservado" actualizadas. Si desea incluir otros artículos como cajas no olvide marcar la casilla "Mostrar también 'Otros artículos'". Con este punto se cierra el ciclo de los materiales.

Puede obtener el resumen sobre los estados por los que pasa cada presupuesto, orden de trabajo, albarán, factura, pedido de compra, cobro y pago en este enlace.

Cómo gestionar entregas parciales de un trabajo:

Para conocer los pasos a seguir cuando se requiere entregar un trabajo al cliente en varias fechas, o bien si hay entregas a varios clientes distintos de un producto fabricado y depositado en nuestro almacén, puede pulsar en este enlace.